管理組合と組合員（資格・届出・組合員名簿と居住者名簿）
区分所有法第3条は、区分所有者は全員で、建物と敷地、附属施設の管理を行うための団体をつくり、集会を開き、規約を定め、管理者を置くことができると定めています。標準管理規約第6条は、この団体として区分所有者全員で管理組合を構成すると書いています。コメント第6条関係によると、管理組合は区分所有者全員が加入する強制加入の団体で、脱退の自由はありません。任意で入る団体と違って全員が管理組合の決定に従う義務を負うので、業務は法第3条の目的の範囲内に限られます。ただし建物の物理的な管理に付随する事項や、専有部分の使い方のうち区分所有者の共同の利益にかかわる事項も目的に含まれます。標準管理規約は管理組合を法人にしておらず、コメントはこれを権利能力なき社団（法人格はないが団体として扱われる組織）と説明しています。法人にするには、区分所有法第47条第1項の集会の決議と登記が必要です。
組合員の資格について、第30条は、区分所有者となったときに取得し、区分所有者でなくなったときに失うと定めています。加入の申込みや理事会の承認で決まるのではなく、売買や相続などで区分所有者が替わると、組合員もそれに伴って入れ替わります。部屋を借りて住む人は組合員ではなく、規約でいう占有者に当たります（コメント第5条関係）。占有者は、建物などの使い方について区分所有者と同じ義務を負います（第5条第2項、区分所有法第46条第2項）。規約と総会の決議は、相続で引き継いだ包括承継人にも、売買や交換で引き継いだ特定承継人にも効力が及びます（第5条第1項・コメント）。前の持ち主が納めていない管理費等を引き継いだ人に請求できることは、「管理費と修繕積立金」の記事で扱っています。
所有者が替わったことを管理組合が知る手段が、第31条の届出です。新たに組合員の資格を取得した人と失った人は、直ちにその旨を書面で管理組合に届け出ます（第1項）。届け出た内容が変わったときも、直ちに届け出ます（第2項）。電磁的方法が使える管理組合向けの書き方では、書面に加えて電磁的方法でも届け出られます。コメント第31条関係は「区分所有権取得・喪失届出書」の様式を示しています。書く項目は、対象の住戸、取得した人の氏名と現に住んでいる住所、電話番号、緊急連絡先、失った人の氏名と移転先、変動の年月日と原因です。緊急連絡先には、氏名、届出者との関係、電話番号などが考えられるとしています。住所や電話番号が変わったときの「住所等変更届出書」の様式もあります。
相続で住戸を引き継いだ場合も、届出が必要です。コメント第31条関係②は、譲渡のときだけでなく、相続で区分所有権を取得した包括承継人も第1項の届出を出す必要があるとしています。遺産分割協議に時間がかかってすぐに届け出られない事情があるときは、届出までの当面の連絡先として、相続人の代表者などの連絡先を管理組合が把握しておくことも考えられる、としています。1つの住戸を何人かで共有することになった場合の議決権の行使者の届出（第46条第2項・第3項）は、「総会の招集・議決権」の記事に譲ります。コメント④は、区分所有者が長期間不在にする場合にも届出の規定を設けると、連絡がつかなくなる事態を防ぐのに有効だとしています。
届出を受けて理事長が作るのが名簿です。第31条の2第1項により、理事長は組合員名簿と居住者名簿（合わせて組合員名簿等）を作成して保管します。コメント第31条の2関係①によると、居住者名簿は、設備点検などで専有部分に立ち入るときの連絡先をつかむため、賃借人を含めて現に住んでいる人の氏名や連絡先を載せるものです。災害時の避難の支援や安否確認のため、高齢者、障害者、乳幼児など自力で避難するのが難しい人を事前に把握しておくことが望ましいともしています。理事長は、第31条の届出や借用の届出（第19条第3項）があれば遅滞なく名簿を更新し、毎年1回以上、内容を確認します。この二つは、電磁的方法を使わない書き方では第31条の2の第3項と第4項、使える書き方では第4項と第5項で、項の番号がずれるので注意してください。国内管理人など組合員に代わって専有部分を管理する人が選ばれたときは、届出の内容を組合員名簿に付記しておくことが望ましいとされています（コメント⑥）。
名簿の閲覧には条件があります。組合員から相当の理由を付けた書面で請求があれば、理事長は名簿を閲覧させなければならず、日時や場所を指定できます（第31条の2第1項）。閲覧の代わりに、請求者が求める情報だけを書いた書面を交付し、費用を請求者に負担させることもできます（同条第2項）。コメント②は、閲覧の際は組合員等のプライバシーに留意し、請求の理由からみて不要な項目は開示しないこともできるとしています。請求できる人は規約上組合員に限られますが、組合員以外からの請求を想定して、範囲をマンションの実態に応じて定めることも可能です（コメント③）。管理組合が個人情報取扱事業者に当たる場合は、個人情報保護法に従って扱う必要があり、利用目的をできる限り特定し、取得したら、あらかじめ公表している場合などを除いて本人に通知か公表をします。本人から書面で直接集めるときは利用目的を示す必要があるので、届出の様式に利用目的を書いておくことが考えられます（コメント④）。自力で避難するのが難しい人の情報は要配慮個人情報に当たる場合があり、原則としてあらかじめ本人の同意を得ます。
それでも届出が出されず、持ち主や連絡先がわからなくなることがあります。第67条の2は、区分所有者が第31条の届出をしないことで管理に支障が出ている、または出るおそれがあるとき、理事長が理事会の決議を経てその区分所有者の所在等を探索できると定めています。コメントは支障の例として、管理費等の請求先がわからない、総会の成立や決議が難しくなる、専有部分の管理不全が放置されて共用部分に悪影響が出ているのに手を打てない、といった場合を挙げています。探索の費用（登記事項証明書や住民票の写しの交付申請費用、郵便代などの実費）には、違約金としての弁護士費用等を加えて、その区分所有者に請求できます（第2項）。探しても見つからない区分所有者を総会の決議から外す裁判の手続は、「令和7年10月の改正のポイント」の記事で扱っています。こうなる前の手当てとして、コメント第31条の2関係⑤は、届出の義務を総会や掲示板で周知することや、名簿の内容が変わったと理事長が知ったときに届出を求めることを、年1回の確認の方法に挙げています。
- 管理組合：区分所有者全員で構成する強制加入の団体。標準管理規約では法人にしていない（標準管理規約第6条・コメント、区分所有法第3条・第47条第1項）
- 組合員の資格：区分所有者となったときに取得し、なくなったときに失う。賃借人は組合員でなく占有者（第30条、第5条・コメント）
- 届出：資格を取得した人と失った人は直ちに書面で届け出る。相続で取得した人も同じ。変更も届け出る（第31条・コメント）
- 名簿：理事長が組合員名簿と居住者名簿を作成保管し、届出があれば遅滞なく更新し、毎年1回以上確認する（第31条の2）
- 閲覧と個人情報：相当の理由を付けた書面の請求で閲覧。不要な項目は開示しないことも可能。届出様式に利用目的を書くことが考えられる（第31条の2第1項・第2項・コメント）
- 所在の探索：届出がなく管理に支障があれば、理事長が理事会決議を経て探索し、費用を請求できる（第67条の2・コメント）
出典：国土交通省 マンション標準管理規約（単棟型）・同コメント（令和7年10月17日改正）／e-Gov法令検索 建物の区分所有等に関する法律（令和8年4月1日施行版）