総会の招集・議決権・委任状と議決権行使書
標準管理規約では、総会は組合員全員で組織し、区分所有法でいう「集会」に当たります（第42条）。通常総会は、理事長が毎年1回、新しい会計年度が始まってから2か月以内に招集します。コメントは、災害や感染症の流行でやむを得ないときは、この2か月にこだわらず、状況が落ち着いてから遅滞なく招集すればよいとしています。臨時総会は、理事長が必要と認めれば、理事会の決議を経ていつでも招集できます。議長は理事長が務めますが、総会で議長を選ぶ定めにすることもできます。組合員のほか、理事会が認めた人（管理会社、管理員、マンション管理士など）も出席でき、部屋を借りて住んでいる人は、議題に利害関係があれば、あらかじめ理事長に知らせたうえで出席して意見を述べられます（第45条）。
招集通知は、会議の日の2週間前までに出します。建替えなどのマンション再生等の決議をするときは2か月前までです（第43条第1項）。区分所有法の定めは1週間前で、規約で延ばせるとしているので（第35条第1項）、標準管理規約はこれを延ばした形です。通知には、日時、場所（WEB会議で開くときはその開催方法）、会議の目的、議案の要領を書きます。コメントによると、「会議の目的」は議題の名前、「議案の要領」は組合員が賛否を考えられる程度に決議の内容を要約したものです。WEB会議の場合、開催方法としてアクセス先のURLを知らせ、なりすまし防止のため、WEBで出席する予定の組合員には個別にIDとパスワードを送ることが考えられるとしています。総会で決議できるのは、通知した事項だけです（第47条第12項）。
通知は、組合員が管理組合に届け出たあて先に送ります。届出がなければ、そのマンションの部屋あてに送ります（第43条第2項）。国内管理人の届出があればその管理人あてです。マンションに住んでいる組合員とあて先を届け出ていない組合員には、決められた掲示場所への掲示で通知に代えられます（同第3項）。緊急のときは、理事長が理事会の承認を得て2週間を短くできますが、1週間より短くはできず、マンション再生等の決議ではこの短縮は使えません（同第8項）。マンション再生等の決議の総会では、会議の1か月前までに、通知する事項を説明する説明会も開きます（同第6項）。
組合員の側から総会を開かせることもできます（第44条）。組合員総数と議決権総数のそれぞれ5分の1以上に当たる組合員の同意を得て、会議の目的を示して請求すると、理事長は2週間以内に、請求の日から4週間以内の日（マンション再生等の決議なら2か月と2週間以内の日）を会日とする臨時総会の招集通知を出さなければなりません。理事長が通知を出さないときは、請求した組合員が自分で臨時総会を招集できます。この場合の議長は理事長ではなく、出席した組合員（書面や代理人で議決権を行使した人を含む）の議決権の過半数で、組合員の中から選びます。区分所有法は、この5分の1という数を規約で減らせるとしています（第34条第3項）。
各組合員の議決権の割合は、規約の別表第5で決めます（第46条第1項）。コメントは、共用部分の共有持分の割合か、それをもとに賛否を数えやすい数字に直した割合が適当としています。住戸の面積があまり違わなければ1戸1議決権でもよく、戸数と面積を併用する方法もあります。新しく建てるマンションで、階や向きによって住戸の価値に大きな差があるときは、その違いを考えた「価値割合」で議決権を決めることも考えられるとしています。1つの住戸を夫婦などで共有している場合は、共有者をあわせて1人の組合員とみなし、議決権を行使する1人を選んで、総会が始まるまでに氏名を理事長に届け出ます（同第2項・第3項）。
総会に出られない組合員は、書面か代理人で議決権を行使できます（第46条第4項）。書面で行使するのが「議決権行使書」で、総会の前に議案ごとの賛否を書いて招集者に出します。代理人に行使させるときに出すのが「委任状」で、代理人が総会に出て議決権を行使します。コメントは、行使書は本人が自分で賛否を決め、委任状は賛否の判断を代理人に任せる点で大きく違うとし、出席できないときは行使書で自分の意思を示すほうが望ましいとしています。代理人は、配偶者（事実婚を含む）か一親等の親族、同居する親族、他の組合員、国内管理人のどれかでなければならず（同第5項）、代理権を証する書面を理事長に出します。成年後見人などの法定代理人は当然に代理できます。代理人の名前が書かれていない「白紙委任状」はトラブルになりやすいため、様式に注意書きを入れることが考えられるとしています。行使書や委任状を出した人が出席者に数えられることと、決議の数え方は、「マンション管理のしくみ」の「総会の決議」の節で説明しています。
標準管理規約は、電磁的方法を使えるかどうかで2通りの書き方を示しています。使える型では、議決権行使書の代わりに電磁的方法で議決権を行使でき、委任状も電磁的方法で出せます（第46条第8項・第9項）。区分所有法も、規約か総会の決議があれば電磁的方法で議決権を行使できるとしています（第39条第3項）。一方、WEB会議で総会に出席している人の議決権の行使は、会場に来た人と同じ扱いで、規約の定めは要りません。ただしコメントは、なりすましや通信障害があると決議が無効になるおそれがあると注意しています。議事録は議長が作り、議事の経過の要領と結果を書き、議長と、議長が指名した出席組合員2名が署名します（電磁的記録なら電子署名。第49条）。理事長が保管し、組合員や利害関係人から請求があれば閲覧させ、保管場所を掲示します。議案書や、提出された議決権行使書・委任状などの資料も理事長が保管します（第49条の2）。標準管理規約は国のひな形なので、自分の規約の期限や代理人の範囲も確かめてください。
- 通常総会：毎年1回、新会計年度開始以後2か月以内に理事長が招集（標準管理規約第42条第3項）
- 招集通知：会議の2週間前まで（マンション再生等の決議は2か月前）。日時・場所・目的・議案の要領を示す。緊急時も1週間未満にはできない（第43条第1項・第8項、区分所有法第35条第1項）
- 組合員の招集請求：組合員総数と議決権総数の各5分の1以上の同意で請求。理事長は2週間以内に、4週間以内の日を会日とする通知を出す（第44条、区分所有法第34条）
- 代理人の範囲：配偶者（事実婚を含む）・一親等の親族、同居の親族、他の組合員、国内管理人（第46条第5項）
- 議決権行使書と委任状：行使書は本人が議案ごとに賛否を示し、委任状は代理人に判断を任せる（第46条関係コメント⑥）
- 議事録：議長が作成し、議長と議長が指名する出席組合員2名が署名。理事長が保管し閲覧に応じる（第49条、区分所有法第42条）
出典：国土交通省 マンション標準管理規約（単棟型）及び同コメント（令和7年10月17日改正）／e-Gov法令検索 建物の区分所有等に関する法律（令和8年4月1日施行版）